Советы для повышения производительности при работе в Excel

24 июля
Франко Пировано, разработчик в DataArt, Аргентина
Советы для повышения производительности при работе в Excel
В какой-то момент профессиональной деятельности нам приходится столкнуться с хорошо (или печально) известной программой для работы с электронными таблицами от компании Microsoft, которая на удивление полезна для всех видов управления, отчетности и операций. Excel — инструмент, используемый во всех областях бизнеса: создание формул, сохранение информации или обработка большого объема данных (надеюсь, как раз это вам не понадобится — тогда вы сохраните кучу нервных клеток).

В статье я дам вам несколько советов, как извлечь максимум из Excel, повысить производительность и сэкономить время, которое можно потратить на другие задачи — например, выпить чашечку кофе.

1. Самый страшный враг

Для начала давайте поговорим, чего следует избегать любой ценой во время работы с этой программой (если, конечно, вы планируете с ней поладить). Речь идет о чрезмерном использовании мыши. Держу пари, вы сразу подумали: «Что? Кто в здравом уме может быть против мыши? Это ведь так полезно — перемещать курсор по всему экрану и кликать на все, что мне нужно».

НЕПРАВИЛЬНО! МЫШЬ — ХУДШЕЕ, ЧТО МОЖНО ЗДЕСЬ ПРИДУМАТЬ.

Можно сэкономить огромное количество времени, не тратя усилия на движение рук, чтобы взять саму мышь, передвинуть ее, кликнуть на что-то, а затем уже набирать текст или цифры на клавиатуре. Оно того не стоит!

2. Советы по ярлыкам и работе с клавиатурой

Избавившись от мыши, перейдем к нашему «спасательному кругу». Итак, встречайте — ярлыки! В Excel их много, мы предварительно уберем ярлыки, использующиеся в макросах. Давайте взглянем на те, которые мне нравятся больше всего:

  • Перейти к концу строки или столбца → (CTRL + клавиши управления курсором).
    Чтобы выбрать строку, удерживайте нажатой клавишу SHIFT.
  • Выбрать весь столбец → (CTRL + пробел),
    Выбрать всю строку → (SHIFT + пробел).
    Чтобы выбрать весь лист, нажмите обе клавиши (CTRL + SHIFT + пробел)
  • Выбрать и удалить строку или столбец → (CTRL и –)
    Добавить новую строку или столбец → (CTRL и +)
  • Добавить новый лист → (SHIFT + F11).
  • Перейти на лист (вкладку) слева → (CTRL + PageUp)
    Перейти на лист (вкладку) справа → (CTRL + PageDown)
  • Специальная вставка → (CTRL + ALT + V).
    Очень полезно, когда мы хотим избавиться от формул и получить результат в качестве значения.

Теперь предположим, что нам нужно написать длинную формулу наиболее эффективным способом. Мы должны сделать следующее:

1. Скопируйте ячейку с формулой (CTRL + C).

2. Перейдите влево или вправо, в зависимости от значений.

3. Перейдите к концу таблицы (CTRL + вниз).

4. Вернитесь к столбцу, в который мы хотим добавить формулу.

5. Выберите таблицу, одновременно удерживая клавиши (CTRL + SHIFT + вверх), выделив все ячейки, в которые мы хотим добавить формулу, и нажмите клавишу ENTER.

3. Тяжелый файл

У вас когда-нибудь случалось, что вы открывали файл Excel, и вдруг ваш компьютер перезагружался? Между тем, вы надеетесь, что больше обновлений Windows не последует, и он не уйдет в очередную перезагрузку.

Предотвратить ситуацию, когда наш файл станет слишком тяжелым или замедлит работу системы, — очень сложная задача. Впрочем, существует несколько простых шагов, которые можно предпринять, чтобы компьютер не сошел с ума:

  • Используйте расширение файла .xlsb. Небольшое изменение, которое может сэкономить нам место на диске. Кроме того, файл с таким расширением запускается намного быстрее, чем обычный файл Excel.
  • Вставьте ненужные формулы в качестве значения: нажмите (CTRL + C) для копирования и (CTRL + ALT + V, выберите значение опции) для добавления формулы. Теперь программа не будет считать значение ячейки по формуле каждый раз, когда вы открываете файл или вносите изменения.
  • Удалите пустые листы: независимо от того, создаете ли вы файл или уже работаете с ним, пустые листы там не нужны.
  • Используйте единое форматирование для ячеек на одном листе. Если у нас есть файл с множеством данных, постарайтесь использовать один и тот же шрифт и стиль ячеек (границы, цвет фона и т. д.).
  • Удалите строки и столбцы, содержащие значения, которые больше не существуют.

4. Макросы и обновления

Напоследок давайте отправимся в мир макросов в Excel или VBA (Visual Basic for Applications), которые полезны как для выполнения простых действий (например, создание формул и копирование значений), так и для загрузки данных с сервера. 

Макросы в Excel можно использовать различными способами, однако следует учесть, что для решения сложных задач понадобятся знания в области программирования.

К счастью для тех, кто не знаком с написанием кода, Excel позволяет записывать все выполняемые шаги одним лишь нажатием кнопки «Записать макрос». По завершении нажмите на кнопку еще раз, и вы получите код с выполненными действиями.

Макросы очень полезны при выполнении повседневных повторяющихся задач.        Стоит добавить, что при запуске макроса следует отключить дополнительные функции, чтобы избежать задержек.

Запомните следующие команды:

  • Application.EnableEvents отключает множественные события.
  • Application.DisplayStatusBar отключает строку состояния.
  • Application.ScreenUpdating отключает обновления (фризы экрана).

Я надеюсь, что эти советы окажутся полезны и помогут получить максимум пользы от этого мощного инструмента.