Скажи спасибо. Как работает внутренняя TYPs-система DataArt

3 октября
Скажи спасибо. Как работает внутренняя TYPs-система DataArt
Восемь лет назад в DataArt придумали способ поблагодарить коллегу за помощь, выходящую за пределы профессиональных обязанностей.

Тогда у нас появились TYPs (Thank You Points), которые мы посылаем другу другу и обмениваем на полезные вещи или бесполезные, но приятные сувениры: от открыток и резиновых уточек до рюкзаков и кофе-машин. Благодарности исключительно добровольные, не имеют отношения к рейтам или бонусам и позволяют передать «спасибо» в любой офис компании без вмешательства менеджеров. 

Мы решили разобрать, как работают «типсы» и чем они отличаются от баллов, которые обычно начисляют сотрудникам IT-компании. 

ЗАЧЕМ МЫ ЭТО ПРИДУМАЛИ

В DataArt любой может запросить премию для коллеги — это не прерогатива менеджеров или тимлидов. Главное — объяснить мотив запроса. Обычно для этого перечисляют, что именно человек успел сделать для DataArt или наших заказчиков. Но мы решили, что этого не вполне достаточно. Хотелось, чтобы с одной стороны, благодарность могла быть направлена непосредственно от коллеги к коллеге, с другой — чтобы она не имела привязки к деньгам. 

 

Значок с астронавтом — один из сувениров TYPs-системы — в Лондоне

Михаил Завилейский, глава глобального организационного развития DataArt: «Мы не хотели заменить бонусы нематериальными поощрениями, поскольку помнили советские времена с перегибами в сторону грамот и досок почета. Однако мы всегда ценили взаимопомощь и благодарных людей. Хотелось дать возможность выразить свою благодарность коллегам, независимо от их местонахождения, и так, чтобы остались следы в личном профиле».

Технически проект мы реализовали собственными силами. Наши разработчики просто добавили новый элемент функционала к внутренней системе Project Manager, где собраны профайлы всех специалистов, сотрудничающих с DataArt.

Михаил Завилейский: «Мы пытались подчеркнуть, что это именно человеческое спасибо. Отсюда и название — Thank You Points, TYPs. Созвучие с „чаевыми“ говорило о том, что это не вместо зарплаты и бонусов, а исключительно дополнение к ним. И немного иронии здесь тоже не казалось лишним, не хотелось, чтобы люди обязательно благодарили друг друга с серьезными лицами».

КАК ЭТО РАБОТАЕТ

Отправить TYPs можно через внутреннюю систему Project Manager, где мы сами ведем учет рабочего времени, отправляем уведомления об отпуске или болезни (здесь же собрана информация о квалификации, навыках, образовании и пройденных курсах). Т. е. все наши коллеги пользуются PM ежедневно, а писать письма или заходить в какую-то специальную систему, чтобы начислить TYPs, не нужно.

Единственное, чего требует Project Manager, — указать, за что вы благодарите человека. Правда, как это сформулировать — личное дело каждого, никто не станет проверять и уточнять, правда ли, что коллега из другого проекта разъяснил вам сложный момент в легаси-коде или помог починить велосипед. Все полученные благодарности просто сохраняются в профиле адресата, их может посмотреть любой, кто авторизовался во внутренней системе DataArt. В профиле сохраняются все записи о полученных типсах, эта информация доступна всем и в определенном смысле говорит о репутации коллеги внутри DataArt.

Михаил Завилейский: «Когда я смотрю чей-то профиль в PM, то TYPs records говорят о многом».

Тем не менее, стремиться зарабатывать типсы никто не обязан. Мы не соревнуемся в их количестве и все же считаем, что возможность начислить баллы другому важнее возможности получить их самому.

ОТКУДА БЕРУТСЯ ТИПСЫ 

Коллеги начисляют TYPs небольшими порциями, используя один из трех вариантов: 1 балл — thank you, 3 — thank you very much, или 5 — thank you very much indeed. Для этого они могут воспользоваться собственными баллами, полученными от других коллег или самого DataArt, а тот, кому они начислены, обязательно увидит, кто его благодарит. Компания начисляет типсы за выступления на конференциях, помощь в организации мероприятий, или написание статей для сайта или сторонних медиа, т. е. за то, что сотрудник мог сделать по собственной инициативе и уж, во всяком случае, определенно был делать не обязан.

Михаил Завилейский: «Идея раздавать TYPs от компании пришла позднее, когда захотелось благодарить уже за корпоративные усилия, которые, тем не менее, требуют от коллег личного подхода, который те проявляют „не за деньги“. И тут тоже плюс в том, что все ходы записаны». 

Кроме того, любой новый человек в DataArt получает на старте 4 TYPs, а по одному в месяц мы автоматически начисляем всем. Просто так.

ЧТО ДАЮТ ЗА ТИПСЫ

TYPs можно копить и обменивать на сувениры в специальном разделе того же Project Manager, в каком бы из центров разработки DataArt вы ни находились. Правда наборы предметов в разных локациях могут различаться.

Рюкзак, пауэрбанк и резиновая уточка — самые популярные сувениры системы

 До 2016 года PR-менеджеры в каждом городе выбирали сувениры на свой вкус. В целом справлялись они неплохо, хотя от явных неудач при отсутствии единого подхода никто не застрахован. Три года назад мы провели ребрендинг, написали брендбук и стали уделять большое внимание тому, чтобы DataArt одинаково воспринимали в любом городе или стране и ассоциировали с единым набором ценностей. Для поддержания целостности бренда мы решили создать единую коллекцию сувениров, оставив уникальные предметы в отдельных локациях только в качестве дополнения.

Для нас сувениры — дополнительный способ продвижения бренда с продолжительным контактом. Логотип на сумке или футболке, которые носят наши коллеги, замечают их друзья и просто прохожие, правда, здесь большая ответственность ложится на нашу внутреннюю дизайн-команду. Ведь люди должны еще и остаться довольны увиденным. Мы гордимся, что, например, футболки и свитшоты с уникальными принтами, созданные нашими дизайнерами, пользуются стабильным спросом во всех центрах разработки. Значит, мы остаемся с коллегами на одной волне.

АССОРТИМЕНТ

В TYPs-системе три основные категории сувениров: основная коллекция, единая для всех центров разработки; локальная коллекция и gifts from a trip — «сувениры из командировки».

Oсновная коллекция

Мы посмотрели статистику за все годы существования типсовой системы и выяснили, какие сувениры пользуются устойчивой популярностью. Так сложилась основная коллекция, в которую входят зарядное устройство, термокружка, зонтик, футболка, свитшот, подушка для путешествий.

Локальные сувениры

Унификация базового ассортимента оказалась необходимой мерой, но мы ценим разнообразие, а от коллег из разных стран поступали специфические пожелания. Поэтому мы добавили к основной новую категорию — local. Каждый центр разработки может добавить по три сувенира, опираясь исключительно на локальный спрос и интересы.

Gift from a trip

Наши специалисты часто ездят в командировки, и часто (правда! Причем по собственному желанию) заходят в гости в центры разработки DataArt, если оказываются в городе, где они есть, во время отпуска. 

Захватить сувениров для коллег по дороге туда и обратно — хорошая традиция, которую нам хотелось поддержать. Так что процесс мы максимально упростили — бежать в магазин или переплачивать в аэропорту не нужно,  в специальной категории есть открытки/магниты с локальной символикой и дополнительные «специалитеты»: пряники в Воронеже, кофе и шоколад во Львове, значок с корюшкой в Петербурге, калебасы и вино в Буенос-Айресе.

КАК ПОПОЛНЯЕТСЯ КОЛЛЕКЦИЯ

Cледят за пополнением коллекции местные PR-менеджеры в каждом офисе. Сувениры они заказывают небольшими тиражами, реагируя на спрос со стороны коллег.

Например, зарядные устройства и шоколад — хиты в любом из центров разработки — можно смело покупать с запасом. Футболки заказать заранее большим тиражом невозможно — их обменивают на типсы по предзаказам, чтобы напечатать нужное количество в соответствии с размерами.

Мы постоянно смотрим и на «покупательную способность» коллег в конкретной локации: сколько баллов в среднем они успели накопить, есть ли среди них люди с большим количеством типсов, часто ли они в принципе обменивают их на сувениры и насколько крупные подарки предпочитают. Так мы составляем рекомендации по количеству сувениров в разных ценовых категориях для каждого офиса.

ПОДАРОК КОЛЛЕГЕ

Если кто-то хочет поблагодарить коллегу из своего города, он может не только отправить ему TYPs, но и самостоятельно выбрать сувенир. Причем, в отличие от самих баллов, источник которых отображается в PM, отправить подарок можно анонимно — его просто передаст саппорт-менеджер.

КОЛЛЕКТИВНЫЕ ПОКУПКИ

Коллеги могут сбрасываться типсами для совместных покупок. Например, в офисе есть PlayStation, но это не устраивает фанатов XBox (или наоборот — в разных центрах разработки ситуация в этом смысле разная) . В таком случае они могут запустить кампании по сбору баллов на новую приставку, как только необходимое количество соберется, PR-менеджер закажет приставку. Если собрать достаточно не получится, баллы вернутся обратно.

В Люблине 467 TYPs собрали на покупку PS4 Pro

ОГРАНИЧЕНИЯ

TYPS задумывались, в первую очередь, как способ выразить благодарность коллегам. Возможность обменять типсы на сувениры — приятная опция, но не основная цель. К тому же, мы не международная торговая сеть и становится ей не собираемся, во всяком случае в обозримом будущем. Поэтому в процессе развития всей системы мы столкнулись с рядом ограничений, которые неизбежно окажутся на пути любого, кто захотел бы повторить этот опыт.

ДИЗАЙН

Каждый сувенир должен соответствовать брендбуку DataArt, но незначительные различия в исполнении в каждом городе (или, во всяком случае, стране) вполне могут присутствовать.  Мы не можем заказывать сувениры многотысячными партиями и распределять по странам. Это попросту слишком сложно — централизованные закупки предполагают сложную логистику, общение с таможней, аренду складов. При этом заказ больших партий товара лишил бы нас возможности оперативно реагировать на изменения спроса. Зато отказ от таких попыток не позволяет экономить за счет скидок на оптовые поставки.

ЦЕНЫ

Стоимость сувениров и услуг подрядчиков отличается от страны к стране. При этом мы все же вынуждены поддерживать баланс: оценка сувениров в баллах, например, в Украине и Великобритании не может различаться на порядок. Но и одинаковой она вряд ли будет: в этом случае коллегам из стран с относительно невысокими ценами пришлось бы переплачивать.

Но цена зависит и от тиража заказа. И если в какой-то локации один из сувениров пользуется повышенным спросом, его заказывают в большем количество, и в результате цена на него снижается. Возможно, коллегам из стран, где цены в принципе выше, а офисы меньше, придется объяснять, почему в их локациях что-то стоит дороже.

ДОСТУП К ТИПСОВЫМ СУВЕНИРАМ В ДРУГИХ СТРАНАХ

Нашим коллегам доступны сувениры только своего локального центра разработки. То есть петербуржцы не видят ассортимента Киева или Люблина. При этом, когда специалист окажется в одном из этих городов, он сможет приобрести местный сувенир, для этого достаточно переключить галочку в разделе местоположения. 

Это ограничение чаще всего вызывает недоумение коллег, но мы не готовы обеспечивать бесперебойную доставку единичных заказов между локациями. Это потребовало бы настройки системы логистики, и нам бы пришлось взять на себя все риски, связанные с техническими накладками.